La conciliación de cartera entre IPS y EPS es el proceso en el que ambas partes cruzan sus registros, aclaran diferencias y reconocen por escrito qué se debe, qué está glosado y qué se pagará. Una conciliación bien preparada convierte cartera "en discusión" en un saldo reconocido y exigible.
Qué es la conciliación de cartera en salud
Es un ejercicio de depuración conjunta: la IPS presenta su estado de cartera y la EPS su estado de cuentas por pagar; se comparan factura por factura y se clasifica cada diferencia. El resultado es un acta con valores reconocidos, glosas en firme, glosas por definir y compromisos de pago. Puede hacerse directamente entre las partes o en las mesas y jornadas que convocan las autoridades del sector, como la Superintendencia Nacional de Salud.
Por qué no aparecen las mismas cifras en la IPS y en la EPS
- Facturas radicadas que la EPS no tiene registradas o registró con otra fecha.
- Pagos aplicados a facturas distintas o giros sin identificar.
- Glosas que la IPS respondió y la EPS no ha cerrado.
- Devoluciones que una parte considera vigentes y la otra no.
- Notas crédito, descuentos o anticipos sin cruzar.
Conciliación de cartera IPS-EPS en 7 pasos
- Depure su propia cartera. Antes de sentarse con la EPS, verifique factura por factura qué se radicó, qué se pagó y qué se glosó.
- Clasifique por estado y antigüedad. Separe cartera sin glosa, glosada, devuelta y de mayor riesgo de prescripción.
- Reúna los soportes. Constancias de radicación, facturas validadas, respuestas a glosas y comprobantes de pagos recibidos.
- Solicite la mesa por escrito. Pida formalmente la conciliación y el estado de cuenta de la EPS; puede hacerlo en la misma carta de cobro.
- Cruce las bases. Compare ambos estados de cuenta y marque cada diferencia con su causa.
- Firme un acta detallada. Debe listar facturas, valores reconocidos, glosas aceptadas y en discusión, y fechas concretas de pago.
- Haga seguimiento al acuerdo. Controle cada fecha de pago y active el cobro apenas haya un incumplimiento.
Qué debe quedar en el acta de conciliación
Un acta vaga ("se revisó la cartera y se acordó seguir trabajando") no sirve para cobrar. El acta debe identificar a las partes y a quienes firman con facultades, relacionar las facturas con sus valores, separar lo reconocido de lo glosado y fijar compromisos de pago con fechas. Ese documento es la base para exigir el pago después.
Consejo práctico: no firme reconocimientos de glosas que no ha analizado. Si una diferencia no se resuelve en la mesa, déjela expresamente "en discusión" y no como aceptada.
Qué hacer si la EPS incumple la conciliación
Si la EPS no paga en las fechas pactadas, el acta y las facturas reconocidas fortalecen el cobro. El siguiente paso es un requerimiento formal por el incumplimiento y, si no hay respuesta, la evaluación del cobro jurídico con base en las facturas y el reconocimiento firmado. Para la cartera glosada que siga en firme, revise cómo cobrar glosas a una EPS.
Conciliación de cartera con EPS intervenidas o en liquidación
Cuando la EPS está intervenida o en liquidación, las reglas cambian: aparecen plazos para presentar acreencias, prelaciones de pago y actuaciones del agente interventor o liquidador. En esos casos conviene revisar la situación jurídica de la entidad antes de definir la estrategia de cobro.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación de cartera
¿Qué es la conciliación de cartera entre IPS y EPS?
Es el proceso en el que la IPS y la EPS cruzan sus registros factura por factura, aclaran diferencias y firman un acta con los valores reconocidos, las glosas y los compromisos de pago.
¿Cada cuánto se debe conciliar la cartera con una EPS?
Lo recomendable es conciliar de forma periódica, por ejemplo trimestralmente, y siempre antes de que la cartera alcance antigüedades que la acerquen a la prescripción.
¿El acta de conciliación sirve para cobrar judicialmente?
Un acta que reconoce valores concretos y fechas de pago fortalece el cobro y puede servir como prueba del reconocimiento de la deuda, junto con las facturas y sus soportes.
¿Qué pasa si la EPS no asiste a la mesa de conciliación?
Deje constancia de la convocatoria y de la inasistencia. Esa prueba respalda el requerimiento formal y, de ser necesario, el cobro jurídico.
¿Va a conciliar cartera con una EPS?
Depuramos su cartera, preparamos la mesa y le acompañamos hasta el pago.
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Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica para un caso particular. Las normas y procedimientos del sector salud cambian con frecuencia; verifique la regulación vigente o consulte con un profesional antes de actuar.