Una carta de cobro de cartera a una EPS es el requerimiento formal con el que la IPS exige el pago de facturas vencidas, deja constancia de la mora y prepara el terreno para la conciliación o el cobro judicial. Bien hecha, ordena la discusión; mal hecha, se pierde en una bandeja de correo.
Para qué sirve una carta de cobro de cartera en salud
La carta cumple tres funciones: comunica con precisión qué se debe y desde cuándo, obliga a la EPS a pronunciarse sobre facturas concretas y deja prueba fechada del requerimiento. Esa prueba sirve después para demostrar diligencia, sustentar intereses de mora y mostrar que la IPS intentó un arreglo antes de acudir a un proceso.
Qué debe contener la carta de cobro a una EPS
- Identificación completa de la IPS y de la EPS (razón social y NIT).
- Relación de facturas: número, CUFE, fecha de expedición, fecha de radicación, valor y saldo.
- Estado de cada factura: sin glosa, con glosa respondida, glosa aceptada parcialmente o conciliada.
- Valor total adeudado y antigüedad de la cartera.
- Solicitud concreta: pago en un plazo determinado o propuesta de conciliación o acuerdo de pago.
- Datos de contacto y la persona responsable del seguimiento.
Modelo de carta de cobro de cartera a una EPS
Adapte este modelo a su caso; los datos entre corchetes deben reemplazarse por la información real de su cartera.
[Ciudad], [fecha]
Señores
[RAZÓN SOCIAL DE LA EPS] — NIT [número]
Atn. Gerencia de Cuentas Médicas / Tesorería
[Dirección o correo de radicación]
Asunto: Requerimiento de pago de cartera vencida — [RAZÓN SOCIAL DE LA IPS], NIT [número]
Respetados señores:
[RAZÓN SOCIAL DE LA IPS] prestó servicios de salud a afiliados de su entidad, que fueron facturados y radicados en debida forma. A la fecha, las facturas relacionadas en el anexo 1 presentan un saldo pendiente de pago de $[valor total], con vencimientos entre [fecha] y [fecha].
Las facturas relacionadas no tienen glosas pendientes de respuesta o, cuando las tuvieron, fueron respondidas dentro de los términos legales, según consta en los soportes adjuntos.
Por lo anterior, solicitamos el pago del saldo adeudado dentro de los [10] días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación, o la programación de una mesa de conciliación de cartera dentro del mismo término.
De no obtener respuesta, nos reservamos el derecho de adelantar las acciones legales correspondientes, incluido el cobro de intereses moratorios.
Atentamente,
[Nombre y firma del representante legal o apoderado]
[Cargo, teléfono y correo]
Anexos: 1. Relación de facturas. 2. Constancias de radicación. 3. Respuestas a glosas. 4. Certificado de existencia y representación legal.
Qué anexar a la carta de cobro
El anexo pesa más que la carta. La relación de facturas debe cuadrar con los registros de la EPS y cada cifra debe poder probarse con un documento: constancia de radicación, factura electrónica validada con su CUFE, respuestas a glosas y actas de conciliación previas, si existen.
Cómo radicar la carta y dejar prueba del envío
Radíquela por el canal oficial de la EPS (ventanilla, plataforma o correo de notificaciones judiciales y de cuentas médicas) y conserve el número de radicado o el acuse de recibo. Si la envía por correo, use uno con certificación de entrega. Sin prueba de recepción, el requerimiento pierde buena parte de su valor.
Errores comunes en las cartas de cobro a EPS
- Cobrar un valor global sin relación de facturas.
- Incluir facturas con glosas pendientes de respuesta como si fueran deuda en firme.
- No fijar un plazo ni una solicitud concreta.
- Enviarla a un correo genérico sin constancia de entrega.
- Dejar pasar el tiempo después de la carta sin seguimiento, mientras corre la prescripción.
Qué hacer si la EPS no responde la carta de cobro
Si vence el plazo sin pago ni respuesta, el siguiente paso suele ser la conciliación de cartera o un segundo requerimiento suscrito por abogado. Cuando las facturas reúnen los requisitos de título ejecutivo, también puede evaluarse el proceso ejecutivo. Lo importante es que la carta haya dejado la deuda bien identificada.
Preguntas frecuentes sobre la carta de cobro a una EPS
¿Es obligatorio enviar una carta de cobro antes de demandar a una EPS?
No siempre es un requisito legal, pero es muy recomendable: deja prueba del requerimiento, ordena la discusión factura por factura y muchas veces abre la puerta a una conciliación sin juicio.
¿Qué plazo se le da a la EPS en la carta de cobro?
Es habitual fijar un plazo corto y razonable, por ejemplo 10 días hábiles, para pagar o programar una mesa de conciliación de cartera.
¿Puedo incluir facturas glosadas en la carta?
Sí, pero indicando su estado. Las facturas con glosas respondidas o conciliadas deben distinguirse de las que tienen glosas pendientes de respuesta.
¿Quién debe firmar la carta de cobro?
El representante legal de la IPS o un apoderado con facultades. Una carta firmada por abogado suele tener más peso en la etapa prejurídica.
¿Necesita que redactemos y radiquemos su requerimiento?
Preparamos la carta de cobro con la relación de facturas y le hacemos seguimiento hasta el pago o la conciliación.
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Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica para un caso particular. Las normas y procedimientos del sector salud cambian con frecuencia; verifique la regulación vigente o consulte con un profesional antes de actuar.